社名変更
の文例・テンプレート

社名変更の挨拶状をすみやかに送るポイント

上でも触れたように、社名変更の挨拶状は、社名変更日の1か月前までには相手に届くように手配をすることが基本です。社名変更を知らせるのが遅れてしまうと、請求書の宛名変更など相手の業務に支障が生じてしまいかねないためです。

では、社名変更の挨拶状を適切なタイミングですみやかに送るには、どのような対策を講じれば良いのでしょうか？基本の対策は次のとおりです。

• 送付先リストの整備を早くから進めておく
• 当サイトなどのテンプレートを活用する
• 切手貼付や宛名印刷などの代行を活用する

送付先リストの整備を早くから進めておく

挨拶状の送付をスムーズに行うためには、日ごろから挨拶状の送付先リストの整備し、リストを最新状態に保っておくと良いでしょう。

リストの整備ができていないと、挨拶状を送るにあたって相手から受け取った「変更のお知らせ」などが反映されているかどうか一つずつ確認しなければならず、非常に手間がかかります。また、変更を見落とし相手の社名や役職、所在地などの情報が古いままで送ってしまうリスクも生じます。

当サイトなどのテンプレートを活用する

挨拶状の文面を1から作成することには、手間と時間を要します。特に、挨拶状は通常のビジネス文書など以上に注意すべき点も少なくありません。

そこで、当サイトなどのテンプレートを活用して、挨拶状を作成するとスムーズです。テンプレートを活用することで、シーンごとのマナーに沿った挨拶状の文面を簡単に作成することが可能となります。

切手貼付や宛名印刷などの代行を活用する

当サイト「挨拶状.jp」では、挨拶状の宛名印刷や切手貼付、投函代行などのオプションを設けております。これらのサービスをご利用頂くことで、よりスムーズに社名変更の挨拶状を送ることが可能となるでしょう。

社名変更を知らせる挨拶状の基本構成

社名変更を知らせる挨拶状の基本構成は、次のとおりです。こちらをベースに文章を組み立てていくことで、挨拶状の文面が検討しやすくなるでしょう。

• 頭語
• 時候の挨拶
• 安否の挨拶
• 社名変更の旨
• 今後へ向けた簡単な抱負
• 今後の変わらぬお付き合いのお願い
• 結語

頭語

はじめに、頭語を記載します。いきなり本文から書き始めると唐突な印象となりかねず、まずは冒頭の挨拶として頭語を記載することが基本的なマナーです。

頭語にはさまざまな種類が存在しますが、ビジネスシーンで送る挨拶状では、「拝啓」か「謹啓」の2択であることが多いでしょう。

このうち「拝啓」はもっとも汎用性の高い頭語であり、社名変更を知らせる挨拶状でも使用できます。一方、よりかしこまった印象を与えたい際には、「謹啓」を用いた方が良いでしょう。

時候の挨拶

時候の挨拶とは、挨拶状に季節感を添えるフレーズです。季節に応じて適切な時候の挨拶を記載することで、挨拶状からささやかな季節感が漂い、より伝統的で趣のある挨拶状となります。

季節ごとに使用できる代表的な時候の挨拶は、次のとおりです。

• 1月：初春の候
• 2月：立春の候
• 3月：早春の候
• 4月：陽春の候
• 5月：薫風の候
• 6月：梅雨の候
• 7月：盛夏の候
• 8月：晩夏の候
• 9月：初秋の候
• 10月：錦秋の候
• 11月：深秋の候
• 12月：初冬の候

ただし、同じ月でも月のはじめと終わりでは気候が異なることも少なくありません。

たとえば、まだ梅雨入りをしていないさわやかな気候であるにもかかわらず、6月であることのみをもって「梅雨の候」と記載すれば、相手に違和感を与えてしまうかもしれません。そのため、月のみで判断するのではなく、送る時期に合ったフレーズを使用しましょう。

なお、季節を問わずに1年を通じて使用できる「時下」というフレーズもあり、ビジネスシーンでではこれが使われることも珍しくありません。この場合には、次の安否の挨拶とつなげ、「時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」などと記載します。ただし、季節感がないぶん、やや形式的な印象となることは否めません。

安否の挨拶

時候の挨拶に続けて、安否の挨拶を記載します。安否の挨拶は、送付先が法人や事業者の場合と一般個人との場合とで、適切なフレーズが異なります。

まず、相手が法人や事業者などの場合には、次のようなフレーズを用いることが多いでしょう。

• 「貴社ますます御清栄のことと心よりお喜びを申し上げます」
• 「貴社いよいよ御隆昌のこととお慶び申し上げます」

他に、「ご盛栄」や「ご隆盛」などを用いる場合もあります。これらはいずれも事業の成功や発展を願う文言であり、事業者宛に適したフレーズです。

一方、個人宛に送る場合には、健康を意味する「ご健勝」や、幸せに暮らすことを意味する「ご清祥」などを用いることが多いでしょう。たとえば、次のように使用します。

• 「皆様ますますご健勝にお過ごしのこととお慶び申し上げます」
• 「皆様方にはますますご清祥の御事と心よりお慶び申し上げます」

挨拶状を送る相手によって、適切な安否の挨拶を使い分けると良いでしょう。

なお、安否の挨拶に続けて、日頃のお礼を記載する場合もあります。たとえば、「毎々格別のお引立て御高配を頂き有難く厚く御礼申し上げます」や「日頃は格別の御愛顧を賜り厚く御礼申し上げます」などです。

社名変更の旨

挨拶を記載したら、いよいよ挨拶状の本題に入ります。

社名変更を知らせる挨拶状では、社名を変更する旨と新たな社名を簡潔に記載しましょう。併せて、社名の変更日も明記することをおすすめします。なぜなら、社名の変更日を記すことで、相手が請求書や郵便物などに記載する社名をいつから新社名とすべきであるのか判断しやすくなるためです。

今後へ向けた簡単な抱負

社名変更の挨拶状では、今後へ向けた新たな抱負を簡単に記載することも少なくありません。

たとえば「これを機に社員一同より一層業務に精励いたす所存でございます」や「新社名のもと　社員一同心を新たにして　社業の発展に更なる努力を重ねて参る所存です」など、前向きな抱負を記載すると良いでしょう。

一方、たとえ事実であったとしても、あまり深い事情やマイナスの事情までは挨拶状に記載する必要はありません。

今後の変わらぬお付き合いのお願い

今後への抱負に続けて、今後の変わらぬお付き合いのお願いなどを記載すると良いでしょう。たとえば、「今後ともご支援ご厚情を賜りますようお願い申し上げます」や、「今後ともなお一層のお引立てと御指導を賜りますようお願い申し上げます」などが挙げられます。

これに続けて、「まずは書中をもちましてご通知かたがたご挨拶申し上げます」などと記載する場合もあります。

結語

挨拶状に最後に、結語を記載します。結語とは挨拶状の結びに使用するフレーズであり、頭語と対応して使用されるものです。

使用することのできる結語は、使用した頭語によって異なります。代表的な組み合わせはそれぞれ次のとおりです。

• 頭語が「拝啓」の場合：「敬具」や「敬白」、「拝具」など
• 頭語が「謹啓」の場合：「謹言」や「謹白」、「敬白」など

たとえば、頭語が「謹啓」であるにもかかわらず頭語に「敬具」を使用するなど組み合わせを誤ってしまえば、やや違和感のある挨拶状となってしまいます。そのため、使用できる基本の組み合わせを知っておくと良いでしょう。

なお、女性が送る場合などには結語として「かしこ」も使用できますが、柔らかな印象となりすぎるためか、ビジネスシーンではあまり見かけません。