企業の社長が交代した際、挨拶状はどこまでの関係者へ送付するべきなのでしょうか？今回は、社長交代の挨拶状を送る範囲について解説するとともに、社長交代の挨拶状におけるその他のマナーについても詳しく解説します。
社長交代の挨拶状とは
社長交代の挨拶状とは、企業が日ごろからお世話になっている取引先などについて、社長が交代したことを知らせる書状のことです。さまざまな通信手段が発達している昨今では、単に社長が変わったことを知らせるだけの目的であれば、Eメールなどで事足りるかもしれません。
しかし、挨拶状は単に社長交代の事実を連絡するのみならず、新社長が就任した新体制のもとでも、引き続きお付き合い頂きたいとの挨拶を兼ねたものです。また、あえて書状で送ることで、相手への敬意を伝えることにもつながります。
ビジネスの場でも書状を送る機会は減っているかもしれませんが、社長交代など会社にとって重要な局面では、伝統的な挨拶状を送るべきだといえるでしょう。
社長交代の挨拶状はどこまでの関係者に送る？
社長交代の挨拶状を送る範囲に、特に厳密な決まりがあるわけではありません。しかし、社長の交代は企業にとって非常に大きなできごとです。少なくとも、次の相手へは送付しておくべきでしょう。
株主
株主とは、会社の所有者のことです。比較的小規模な企業では、社長（代表取締役）や取締役のみが株主であることが多いため、あまりピンと来ないかもしれません。
一方、ある程度以上の規模の企業になると、社長や取締役以外にも株主が存在する場合があります。このような株主がいる場合には、必ず株主に対して社長交代の挨拶状を送付するようにしましょう。
大口の取引先
大口の取引先には、必ず社長交代の挨拶状を送るようにしましょう。取引先については、送付漏れがないよう、あらかじめリストをよく確認してください。
仮に大口の取引先への送付が漏れてしまい、社長交代の事実を後日他の企業などから漏れ聞いて知るような事態となれば、今後の取引に影響が生じる可能性があります。
また、中でも特に重要な取引先については挨拶状を送付するのみならず、新社長が個別で訪問をして改めて社長就任の挨拶をした方が良いでしょう。
メインバンク
社長交代の挨拶状は、メインバンクや、借り入れなどの付き合いがあるその他の金融機関にも送付しましょう。
なお、金融機関からの借り入れがある場合には、以前の社長が保証人に入っている場合や社長の自宅不動産が借り入れの担保に入っている場合もあります。そのため、金融機関へは事後報告的に挨拶状を送るのみならず、あらかじめ社長が交代することを相談し、今後の保証や担保などについても相談しておくべきでしょう。
重要な仕入先
重要な仕入先についても、社長交代の挨拶状を送っておきましょう。事業継続において、仕入先との関係は非常に重要であるためです。
その他の取引先
これまで社長が直接会ったこともない程度のその他の取引先や個人の取引先などについては、相手との関係性などによって、挨拶状を送付するかどうかを判断すると良いでしょう。あまり関係の薄い先に突然社長交代の挨拶状を送っても、相手を困惑させてしまう可能性があるためです。
関係の薄い取引先については、メールなどで社長交代をお知らせすることも一つであるといえます。
社長交代の挨拶状をどこまで送るか決める際のポイント
重要な相手へ社長交代の挨拶状を送りそびれてしまうことは、避けなければなりません。挨拶状をどこまで送付するのかを決める際のポイントは主に次のとおりです。
リストを作成する
社長交代の挨拶状をどこまで送るのかを検討する際には、送付先リストを作成するようにしましょう。リストが作成されていなかったりリストが分散していたりすれば、漏れが生じる可能性が高くなってしまうためです。
また、挨拶状の宛名を印刷するに際しても、宛先がリスト化されていた方がスムーズです。
新社長や役員などに確認を取る
挨拶状の送付先は一人の担当者のみが検討するのではなく、可能な限り新たに就任する社長や役員などに確認を取ることをおすすめします。複数人で確認をすることで、宛先の漏れなどに気が付きやすくなるためです。
社長交代の挨拶状はいつ送る？
社長交代の挨拶状は、遅くとも社長交代後1週間以内に送ることがマナーであるとされています時期を逸してしまうことのないよう、挨拶状の文面の検討や送付先リストの整備など、あらかじめ送る準備を進めておきましょう。
社長交代の挨拶状は誰の名前で出す？
社長交代の挨拶状は、誰の名前で出すべきなのでしょうか？一般的なマナーは、次のとおりです。
新たに就任した社長名義で出すのが基本
社長が交代したことを知らせる挨拶状は、新たに就任した社長の名義で出すことが基本です。なぜなら、社長交代の挨拶状は、新たな社長による新体制のもとでもお付き合いを継続いただきたいとの想いを込めて出すものであるためです。
そのため、旧社長の名義のみで送ることは、一般的ではありません。
なお、退任した社長がお世話になった取引先などへ、退任の挨拶状を出す場合も存在します。しかし、これと社長交代の挨拶状とは別のものであると考え、仮に旧社長が個別で退任の挨拶状を送る場合であっても、新社長名義での社長交代の挨拶状は別途送付するようにしましょう。
新社長が単独で社長交代の挨拶状を送る場合の文例
新社長が単独で社長交代の挨拶状を出す場合には、次のような内容とすることが一般的です。
謹啓 盛夏の候 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます さて 私儀 このたび 挨拶株式会社 代表取締役社長に選任され 去る7月1日付けで就任いたしましたので ここに謹んでご報告申し上げます 甚だ微力ではございますが 社業の発展に専心努力いたす所存でございますので 旧に倍してご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます まずは略儀ながら書中にて新任のご挨拶を申し上げます 謹言 令和4年7月 株式会社挨拶 代表取締役 印刷次郎
新たに就任した社長と退任した社長の連名で出す場合も
社長交代の挨拶状は、新たに就任した社長と退任をした社長との連名で出す場合も存在します。この手法を取ることで、円満なバトンタッチであるとの印象を与えることもできるでしょう。
新社長と旧社長が連名社長交代の挨拶状を送る場合の文例
新社長と旧社長とが連名で社長交代の挨拶状を出す場合には、次のような内容とすることが一般的です。
謹啓 清秋の候 貴社いよいよご盛栄のこととお慶び申し上げます 平素は格別のご厚情を賜り厚く御礼申し上げます さて 私こと このたび弊社定時株主総会において 代表取締役社長を辞任いたしました 社長就任以来長年にわたり格別のご懇情ご高配を賜り 誠にありがたく厚く御礼申し上げます 後任の挨拶誠に対しましても 私同様特段のご支援ご鞭撻を 賜りますようお願い申し上げます まずは略儀ながら書中にて御礼かたがたご挨拶申し上げます 謹白 令和4年10月 挨拶太郎
恭啓 秋晴の候 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます 平素は格別のご厚情を賜り心より御礼申し上げます さて 私こと このたび10月1日開催の定時株主総会および取締役会において 代表取締役社長に選任されましたので 謹んでお知らせ申し上げます 浅学非才ではございますが今後も社業発展のため全力を尽くす所存ですので なお一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます まずは略儀ながら書中にて就任のご挨拶まで申し上げます 敬白 令和4年10月 株式会社挨拶 代表取締役社長 挨拶誠
社長交代の挨拶状を出す際のマナー
社長交代の挨拶状を送る際には、次のマナーに注意しましょう。
送る相手に漏れがないように注意する
社長交代の挨拶状を送るべき相手に送付が漏れてしまうことのないよう、送付先リストの確認に注意しましょう。
社長交代という重要な局面で大切な取引先がリストから漏れてしまえば、今後の取引に影響してしまうかもしれません。また、ずさんな企業であるとのイメージや、新社長に代わって社内が混乱しているとの印象を与えてしまうリスクもあります。
誤字脱字に注意する
挨拶状には、誤字脱字がないよう入念に確認するようにしましょう。重要な挨拶状に誤字脱字があれば、企業イメージが低下してしまうおそれがあります。
なお、仮に送付前に誤字脱字を見つけた場合、修正テープや二重線などで修正することはマナー違反です。この場合には、たとえ手間であっても挨拶状を作成しなおすようにしてください。
送る相手に誤りがないように注意する
誤字脱字の中でも特に避けるべきであるのが、相手の社名や氏名、役職などの誤りです。これらは非常に失礼にあたりますので、あらかじめよく確認しておきましょう。
また、相手からお知らせいただいた社名変更や氏名変更、役職の変更や事務所移転などがリストに反映されているのかについても、よく確認してください。古い情報のまま送ってしまうことは避けるべきであることに加え、移転前の所在地に送ってしまえば、せっかく送った挨拶状が相手に届かず戻ってきてしまう可能性があります。
適切なタイミングで送付する
挨拶状にはそれぞれ、送付すべき適切なタイミングが存在します。先ほども解説したように、社長交代の挨拶状の場合には、新社長の就任からおおむね1週間以内には送付すべきでしょう。
基本的に句読点は使わない
社長交代の挨拶状に限らず、挨拶状では句読点を使わないことが基本のマナーであるとされています。これは、句読点が文章を区切る役割を持つものであることから、「縁を切る」を連想させてしまうためであるとの説が有力です。
また、挨拶状が日本古来の文化である一方、句読点が使われ始めたことが比較的近年であるため使わないことが基本であるとの説もあります。
最近では比較的カジュアルな挨拶状を中心に句読点が使われる場面も増えていますが、社長交代の挨拶状などフォーマルなものでは、やはり原則どおり句読点は使用しない方が自然でしょう。
頭語と結語を記載する
挨拶状では、本文のはじめに頭語を記載し、最後に結語で締めることが通例です。頭語や結語にはさまざまな種類があり、使用した頭語によって使用できる結語が決まってきます。
挨拶状でしばしば使われる頭語には「拝啓」があり、これに対応する結語は「敬具」や「敬白」です。
ただし、社長交代の挨拶状においては、もう一段丁寧な表現である「謹啓」や「恭啓」が使われることも少なくありません。この場合の結語は、「謹言」や「謹白」となります。
なお、次で解説をする時候の挨拶を省略する場合の頭語として、「前略」が存在します。ビジネス文書などではしばしば見かける表現ではあるものの、挨拶状ではほとんど使用されません。なぜなら、挨拶状において時候の挨拶を省略することは、そもそも望ましくないためです。
時候の挨拶を記載する
挨拶状では、頭語に続けて時候の挨拶を記し、その後本題に入ることが一般的です。時候の挨拶とは、次のような文章を指します。
- 清秋の候 貴社いよいよご盛栄のこととお慶び申し上げます
- 盛夏のみぎり 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます
はじめの「清秋」や「盛夏」のところには、挨拶状を送る季節に合った言葉を入れます。また、「候」か「みぎり」はいずれでも構いませんが、「みぎり」の方がやや柔らかな印象となるでしょう。
なお、この「ご盛栄」や「ご隆盛」は、送付先が企業など事業者である場合に使用する表現です。相手が個人である場合には、「ご健勝」など、相手の健康を願う文言を入れることが一般的です。
封筒に入れて送るとより丁寧
挨拶状はハガキのまま送ることもできる一方で、封筒に入れて送付した方がより丁寧でフォーマルな印象を与えます。
社長交代の挨拶状を、ハガキで送っても誤りではありません。しかし、社長の交代は企業にとって非常に大きな出来事ですので、このような場面で送る挨拶状は封筒に入れて送ることも検討すると良いでしょう。
縦書きの挨拶状を、宛名を縦書きにした封筒に入れて送る際には、中身と封筒が上下逆になってしまわないようご注意ください。
また、封筒の長辺に口のある洋封筒に宛名を縦書きして社長交代の挨拶状を送る際には、封筒表面から見て左側に封筒のフタがくるように封入しましょう。逆向きに封入すると弔事用となってしまうためです。
特に重要な取引先などには直接挨拶に出向く
特に重要な取引先などについては、挨拶状を送るのみならず、新たに就任した社長が直接挨拶に出向くことも検討しましょう。
まとめ
社長交代の挨拶状は、大口の取引先や重要な仕入先など今後も良好な取引関係を続けたい相手に対しては、可能な限り送付するべきでしょう。また、社長交代の挨拶状は、就任後1週間以内に送ることがマナーです。
しかし、社長交代後は他にも行うべき手続きが多く、1週間などあっという間に過ぎてしまうかと思います。この時期に、社内で一から挨拶状の文言を検討することは容易ではありません。
そのため、社長交代の挨拶状は、ぜひ当サイト「挨拶状印刷.jp」へお任せいただくことをおすすめします。挨拶状印刷では、社長交代の挨拶状のみでも数多くのテンプレートを取り揃えており、マナーに即した挨拶状を簡単に作成頂くことが可能です。
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