取引先の企業などお付き合いのある企業から社長交代の挨拶状を受け取った場合、返信は必要なのでしょうか？今回は、社長交代の挨拶状へ返信する場合のマナーを解説するとともに、挨拶状の例文も紹介します。
社長交代の挨拶状に返信は必要？
取引先の企業などから社長交代の挨拶状を受け取った場合、返信は必要となるのでしょうか？まずは、基本のマナーについて解説します。
返信しなくても失礼ではない
社長交代の挨拶状を受け取ったとしても、返信は必須ではありません。相手としてもビジネス上の通知として、多くの企業に送っている場合が多いためです。
ただし、特に親しくしている企業や重要な取引先などから挨拶状をもらった場合には、可能な限り返信をした方が良いでしょう。
丁寧な返信をすると印象に残りやすい
先ほどお伝えしたように、社長交代の挨拶状への返信は必須ではありません。しかし、多くの企業が返信をしない中で丁寧な返信をすると、相手企業の印象に残りやすいでしょう。
そのため、特にお付き合いの深い企業や取引先などから送られた場合には、すみやかに返信することをおすすめします。
就任祝いに挨拶状を添えるケースも
取引先企業や親しくしている企業などから社長交代の挨拶状を受け取った場合には、社長就任祝いの品物を送る場合があります。この品物に添えて、社長への就任を祝う挨拶状を送ることも一つでしょう。
ただし、前社長が亡くなったことにより急遽社長が交代した場合には、配慮が必要となります。法人には「喪」の概念がないものの、新社長が急逝した前社長の親族である場合には、新社長は喪の期間であるためです。
これについては絶対的な正解があるわけではなく、前社長と新社長との関係性や自社と相手企業との関係性、相手が個人と法人とをどの程度分けて考えているかどうかなど、個々の状況によって検討する必要があるでしょう。
社長交代の挨拶状への返信はいつ送る？
社長交代の挨拶状へ返信をする場合、返信はいつ送るべきなのでしょうか？ここでは、社長交代の挨拶状への返信のタイミングについて解説します。
挨拶状を受領したらすみやかに送る
挨拶状への返信をする期間に、明確な決まりがあるわけではありません。しかし、あまり遅くなることは適切ではなく、挨拶状を受け取ってからおおむね2週間以内には送るべきでしょう。
社長交代の挨拶状を受け取ったら、できるだけすみやかに返信の手配をすることをおすすめします。
前社長の在任中は送らない
新社長の社長就任を祝う挨拶状を、前社長の在任中に送ることは適切ではありません。
一般的に、社長交代の挨拶状が発送されるのは新社長の就任後であるため、相手から送られてきた挨拶状に返信する場合には、特に気にする必要はないでしょう。
ただし、念のため就任の挨拶状に書かれた社長交代日をチェックし、新社長がすでに就任していることを確認したうえで送るとより安心です。
社長交代挨拶状へ返信する場合の基本の書き方
社長交代の挨拶状へ返信を送る場合の基本の書き方は、次のとおりです。なお、後ほど挨拶状の文例を紹介しますので、文例を確認しながらご覧いただくとよりイメージが湧きやすいでしょう。
・頭語を記載する
・時候の挨拶を記載する
・社長就任を祝う言葉を記載する
・お祝いの品を送る場合にはその旨を記載する
・結びの言葉を記載する
・結語を記載する
頭語を記載する
挨拶状は本文から書き始めず、まず頭語から記載しましょう。もっともよく使用される頭語は「拝啓」であり、社長交代の挨拶状への返信であっても、「拝啓」を使用して問題ありません。
ただし、「謹啓」の方がより丁寧な印象となります。そのため、相手が目上である場合やよりかしこまった印象を相手に与えたい場合には、「謹啓」を使用すると良いでしょう。
時候の挨拶を記載する
頭語に続けて、時効の挨拶を記載しましょう。
時候の挨拶とは、「秋冷の候」や「陽春のみぎり」など、挨拶状に季節感を添える表現です。弔事の場面で送るものなど一部の挨拶状を除き、挨拶状には時候の挨拶を記載することが通例とされています。
時候の挨拶の表現は、「～の候」と「～のみぎり」のいずれでも構いません。ただし、「～のみぎり」のほうが女性的であり、やわらかな印象となるでしょう。
季節ごとに使える代表的な表現は、それぞれ次のとおりです。
・1月：初春の候、新春の候
・2月：立春の候、向春の候
・3月：早春の候、春暖の候
・4月：惜春の候、陽春の候
・5月：新緑の候、薫風の候
・6月：初夏の候、青葉の候、
・7月：盛夏の候、大暑の候
・8月：残暑の候、晩夏の候
・9月：初秋の候、秋涼の候
・10月：菊花の候、仲秋の候
・11月：晩秋の候、深秋の候
・12月：師走の候、寒冷の候
時候の挨拶にはこのほかに、口語調の表現も存在します。たとえば、4月であれば「桜のたよりが聞かれるころとなりました」などです。
ビジネスシーンでは、先ほど紹介した「〇〇の候」という漢語調の表現が使われることが多いのですが、新社長が比較的親しい相手であり、かつ女性的なやわらかい印象を与えたい場合には、口語調としても良いでしょう。
また、季節を問わずに使える表現として、「時下」があります。社長交代の挨拶状への返信で「時下」を用いても失礼ではありませんが、やや定型的な印象を与えてしまう可能性は否めません。
ビジネスシーンで送る挨拶状では、これに続けて相手の成功や繁栄を意味する表現を記載します。時候の挨拶とつなげて、「初秋の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」や、「残暑の候 貴社にますますご隆昌のこととお慶び申し上げます」などと記載しましょう。
他にも、送る相手が企業であれば、「ご隆盛」や「ご盛栄」、「ご発展」などの表現がよく使用されます。なお、「ご健勝」は相手が健康に暮らしていることなどを表す言葉であるため、個人宛の挨拶状でよく用いられ、企業宛に送ることは適切ではありません。
社長就任を祝う言葉を記載する
頭語と時候の挨拶を記載したら本題に入り、新社長の就任を祝う言葉を記載しましょう。たとえば、「この度代表取締役社長へ就任されたとのこと 誠に喜ばしく心よりお祝い申し上げます」などです。
なお、相手の役職名は「代表取締役社長」の他、「代表取締役」のみの場合、「社長」のみの場合などさまざまですが、これは相手から受け取った挨拶状の記載に合わせましょう。企業によって、役職の名称が異なっているためです。
併せて、新社長の状況や関係性に合わせて、社長就任にまつわる想いを記載すると、より丁寧です。
たとえば、「これもひとえに〇〇様の卓越した手腕の賜物と拝察いたしております」や、「これまでの副社長としての御活躍ぶりには敬服申し上げており 〇〇様が社長へ就任されたからには 御社の発展は約束されたも同然のことと確信致しております」などです。
他にも、「〇〇様が長年にわたり業界発展のためにご尽力されてきた結果と感服致しております」や、「長年御尊父様とともに貴社の経営にあたられてきた〇〇様が社長へ就任されたとなれば 必ずやさらなる発展を遂げられるものと存じます」など、さまざまな表現が考えられます。
なお、挨拶状では、あまり個人的なことや相手の評価を下げる可能性のあることは書くべきではありません。なぜなら、挨拶状は従業員など他の者の目に触れる可能性があるうえ、お祝いで送るものであるためです。
たとえば、たとえそれが事実であったとしても、「前社長である御尊父様との折り合いが良くないと常々ご相談頂き御心配申し上げておりましたが……」といったことや、「貴社の業績はここ数年芳しくないと伺っており今後はご苦労が絶えないとは存じますが……」といったことなどは、挨拶状に書くべき内容ではありません。
新社長と非常に親しい間柄であれば相手企業の内情や本人の葛藤などを知っている場合もあるかと思いますが、それはあくまでも個々で話すべき内容であり、挨拶状に記載することではないでしょう。
お祝いの品を送る場合にはその旨を記載する
挨拶状とともに社長就任へのお祝いの品物を送る場合には、その旨を記載しましょう。たとえば、「心ばかりですがお祝いのお品をお届け申し上げましたのでご笑納いただければ幸いです」などです。
結びの言葉を記載する
本文の最後に、結びの言葉を記載しましょう。
たとえば、「更なるご活躍と事業のご発展を心よりお祈りいたしますとともに 今後も何卒ご指導ご鞭撻くださいますようお願い申し上げます」や、「今後はますますお忙しくなるかと存じますが くれぐれもご自愛のうえ 更なるご活躍と事業のご発展を心よりお祈りいたします」などです。
一般的には、相手の発展を願う言葉や相手の健康に配慮する言葉、今後の変わらぬお付き合いをお願いする言葉などを記載することが多いでしょう。
併せて、「まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます」など、書中での挨拶を詫びる一文を入れることが一般的となっています。元々重要な場面での挨拶は顔を合わせて行うものであり、これと比較すれば郵送でのお祝いは略儀であるためです。
加えて、実際に相手先へご挨拶に伺う予定があるのであれば、「近日ご挨拶にお伺いできればと存じますが」などの一文を入れても良いでしょう。
結語を記載する
本文の最後は、結語で締めましょう。使用することができる結語は、使用した頭語によって異なります。頭語と結語の代表的な組み合わせは、次のとおりです。
・頭語に「拝啓」を使用した場合：「敬具」「敬白」など
・頭語に「謹啓」を使用した場合：「謹言」「謹白」など
組み合わせを誤るとちぐはぐな印象となってしまいますので、基本の組み合わせを押さえておくと良いでしょう。
社長交代の挨拶状への返信文例
社長交代の挨拶状へ返信する場合の文例は、次のとおりです。
挨拶状のみを送る場合の文例
社長交代の挨拶状への返信として、挨拶状のみを送る場合の文例は次のとおりです。こちらは、2つの文例を紹介します。
謹啓 陽春の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます さて この度代表取締役社長へ就任されたとのこと 誠に喜ばしく心よりお祝い申し上げます これもひとえに〇〇様の卓越した手腕の賜物と拝察いたしております 更なるご活躍と事業のご発展を心よりお祈りいたしますとともに 今後も何卒ご指導ご鞭撻くださいますようお願い申し上げます 近日御挨拶にお伺いできればと存じますが まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます 謹 白 令和5年4月 挨拶株式会社 代表取締役社長 挨拶太郎
謹啓 盛夏の候 貴社ますます御隆昌のこととお慶び申し上げます この度の代表取締役社長へのご就任 誠に喜ばしく心よりお祝い申し上げます これまでの副社長としての御活躍ぶりには敬服申し上げており 〇〇様が代表取締役社長へ就任されたからには 御社の発展は約束されたも同然のことと確信致しております 今後の更なるご活躍と事業のご発展を心よりお祈りいたしますとともに 何卒倍旧のご高配を賜りますようお願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもちまして御挨拶申し上げます 謹 白 令和5年7月 挨拶株式会社 代表取締役社長 挨拶太郎
お祝いの品とともに送る場合の文例
社長就任を祝う品とともに挨拶状を送る場合の文例は、次のとおりです。
謹啓 新緑の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます さて この度代表取締役社長へ就任されたとのこと 誠に喜ばしく心よりお祝い申し上げます つきましては 心ばかりですがお祝いのお品をお届け申し上げましたので ご笑納いただければ幸いです 今後はますますお忙しくなるかと存じますが くれぐれもご自愛のうえ 更なるご活躍と事業のご発展を心よりお祈りいたします まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます 謹 白 令和5年5月 挨拶株式会社 代表取締役社長 挨拶太郎
社長交代の挨拶状に返信する場合の基本マナー
相手から受け取った社長交代の挨拶状に返信する場合の基本マナーは、次のとおりです。基本のマナーを守って、想いの伝わる挨拶状を送りましょう。
新たに就任した社長宛に送る
社長が交代した旨の挨拶状への返信は、新たに就任した社長宛てに送ります。そもそも社長交代の挨拶状は新社長名義で送付されることが多いため、あえて前社長宛に返信をすることは一般的ではありません。
仮に前社長にお世話になっており前社長にもこれまでのお礼を伝えたい場合には、新社長へ送る挨拶状とは別で送ると良いでしょう。
句読点は使用しない
挨拶状では、句読点を使用しないことが基本のマナーとされています。なぜなら、句読点は文章を区切る役割を持つことから相手との「縁を切る」ことを連想させてしまい、縁起が悪いとされているためです。
また、句読点はもともとそのままでは文章が読みづらい子どものために使われ始めたものであることから、相手を子ども扱いすることとなり失礼にあたるとの見方もあります。
最近では、文章の読みやすさを重視して、挨拶状で句読点を使うことはさほどめずらしくなくなってきています。一方で、伝統的ではないことから、違和感を持たれる可能性もゼロではありません。
そのため、句読点を使用するかどうかは、相手から送られてきた社長交代の挨拶状の形式に合わせると、無難でしょう。
誤字脱字に注意する
挨拶状を送る際には、誤字脱字に注意しましょう。特に、相手の氏名や役職、社名などの誤りは非常に失礼にあたりますので、誤りのないようよく確認してから送ることをおすすめします。
また、その他の部分も作成後に誤りを見つけてしまったら、面倒であっても新たに作り直して送るようにしましょう。修正テープや二重線などで直した状態で挨拶状を送ることは、望ましくありません。
まとめ
社長交代の挨拶状への返信は、必須ではありません。しかし、心のこもった返信をすることで相手にとって印象に残りやすくなり、今後のお付き合いが円滑となる効果が期待できます。そのため、可能であれば返信すると良いでしょう。
当サイト「挨拶状印刷.jp」では、社長就任のお祝いなど、シーン別の挨拶状テンプレートを数多くご用意しております。挨拶状の作成でお困りの際には、ぜひ挨拶状印刷.jpへお任せください。
