【2024】挨拶状の封筒への入れ方は？封筒の書き方と注意したいマナー・ポイント

挨拶状を送る際、封筒への入れ方には何らかのマナーやルールがあるのでしょうか？せっかく挨拶状を送るのであれば、相手方に失礼のないよう、ルールやマナーを知っておくべきでしょう。

今回は、封筒への挨拶状の入れ方や封筒の宛名書きの仕方まで、詳しく解説します。ぜひ、挨拶状を送る際の参考としてください。

挨拶状とは

挨拶状とは、何らかの節目などの際に、取引先などお世話になっている相手に送る書状です。

単に要件を伝えるのみであれば、わざわざ書状の形ではなく、メールや電話で良いかもしれません。しかし、挨拶状には要件を伝えるのみならず、日ごろのお礼の気持ちや敬意を示す意味合いもあります。

節目の際などにはお世話になっている人には、ぜひ挨拶状を送っていただきたいものです。

挨拶状は封筒に入れるべき？

そもそも、挨拶状は封筒に入れなければならないのでしょうか？

結論をお伝えすれば、挨拶状は必ずしも封筒に入れなければならないわけではありません。実際に、ハガキ形式の挨拶状もよく使われています。

しかし、ハガキ形式の挨拶状は、封筒に入れた場合と比較すると少しカジュアルな印象です。挨拶状を封筒に入れて送ることで、よりフォーマルな印象となります。

そのため、目上の人へ送る場合やより丁寧な印象を与えたい場合や、年配の人宛に送る場合などには、封筒に入れて送ると良いでしょう。

挨拶状を封筒に入れる向きに決まりはある？

挨拶状を封筒に入れる際、その入れる向きに決まりはあるのでしょうか？

これには、一律で決まったルールがあるわけではありません。そのため、相手によっての取り出しやすさや見やすさを重視して、挨拶状の形状ごとに入れる向きを検討することになります。

挨拶状を封入する一般的な向きについては、次で詳しく解説します。

挨拶状の形状ごとに異なる封筒への入れ方

挨拶状には、折り目のないカード状のもののほか、2つ折りカード形式のもの、3つ折りのものなど、さまざまな形式が存在します。ここでは、挨拶状の形状ごとに、一般的な封筒への入れ方について解説します。

カード型の挨拶状（折り目なし）

折り目のないハガキほどのサイズのカード型の挨拶状は、縦書きで記載することが一般的です。そのため、この場合には、封筒の宛名も縦書きにすることが多いでしょう。

折り目のないカード型の挨拶状を封入する際には、挨拶状の文面と宛名の文面の上下が同じ方向になるように封入してください。上下が逆さまになることは不自然であるうえ、受け取り手のへの配慮が足りないと思われてしまう可能性があるためです。

そのうえで、封入する文書の裏表については、カードの印刷面が封筒の表面（宛名が書かれた面）を向くように入れるのが良いとされています。

一方で、封筒を開ける際は封筒のフタ部分のある裏面から開けることも多いため、開けた際の見やすさを重視するのであれば、カードの印刷面が封筒の裏面を向くように封入することも一つの方法です。裏表については、いずれも間違いではありません。

2つ折りカード状の挨拶状

2つ折りカード状の挨拶状は、封入の前に、挨拶状の印刷面を内側に向けて折りましょう。

そのうえで、挨拶状の折り目が封筒の外側（開けた際に初めに触れる側）を向くように封入することが一般的です。その方が、相手にとって取り出しやすいためです。

ただし、場合によってはこれとは反対に、挨拶状の折り目が封筒の底を向くように入れる場合もあります。

たとえば、結婚式への招待状や周年祭の案内をする挨拶状などに返信用のハガキなど他の書類を同封する場合です。この場合には、挨拶状の折り目が封筒の外側を向いていると一緒に取り出すことができず、封筒の中に残って見落とされてしまうかもしれません。

そのため、一度に取り出すことができるよう、挨拶状で挟んだうえで折り目を下にして封入します。

なお、カードが縦書きであり封筒の宛名も縦書きである場合には、折り目のないカード状の挨拶状の場合と同様に、上下が逆さまにならないように注意してください。

3つ折りの挨拶状

3つ折りの挨拶状を折る際には、まずA4サイズなどの挨拶状の下側3分の1を上側に向けて折り、次に上側3分の1を先ほど折った下側の部分にかぶせるように、下側に向けて折ることが一般的です。

この際、挨拶状の印刷面が内側になるように折りましょう。

その上で、洋封筒の場合には、まず封筒の宛名面が表に来るように封筒を持ちます。そして、折った挨拶状をそのままの向きで封入してください。つまり、挨拶状が縦書きである場合には、手紙の書き出し部分が封筒の表面から見て、右下に来るということです。

また、封筒が和封筒の場合には、まず封筒の裏面が表になるように封筒を持ちます。その上で、折った挨拶状をそのまま左へ90度回転させて封入しましょう。つまり、封筒の裏面から見た場合、挨拶状が縦書きである場合には、書き出し部分が右上になるように封入するということです。

和封筒と洋封筒の違いについては、後ほど詳しく解説します。

4つ折りの挨拶状

A4サイズなどの挨拶状を和封筒で送る場合には、挨拶状の印刷面が内側になるよう、まずは下半分を上へ折り上げます。その上で、そのままさらにもう一度、下半分を上へ折り上げましょう。

封入する際には、三つ折りの場合と同じく、封筒の裏面から見た場合に、縦書きの挨拶状の書き出し部分が右上になるように封入します。

一方、A4サイズなどの挨拶状を4つ折りにして洋封筒で送る際には、挨拶状の印刷面が内側になった状態では、まずは下半分を上へ折り上げます。ここまでは、和封筒の場合と同じです。その上で、次に右半分を左半分に重ねるように折り合わせます。

なお、これは挨拶状自体が横書きの場合の折り方です。縦書きの場合には、先に左右に折ってから下から上へ折り上げることとなり、折る順番が逆となります。

封入する際には、挨拶状が横書きである場合、挨拶状の書き出し部分が封筒の表面から見て右上となるように入れましょう。

挨拶状を入れる封筒の種類

挨拶状を入れる封筒には、「和封筒」と「洋封筒」が存在します。それぞれの違いは、次のとおりです。

和封筒

和封筒とは、日本で伝統的に使われている形状の封筒です。洋封筒よりも細長く、封筒の短辺が封入口となっています。

和封筒のうち、「長形封筒」は縦の長さが横の長さの2倍以上ある封筒です。こちらはあまり大きなサイズは見かけず、普通郵便であれば84円切手で届く、小さめのサイズのものが多いでしょう。

一方、和封筒でも縦の長さが横の長さの2倍未満であるものを「角型封筒」といいます。こちらは、A4サイズなどが入る大きめのものもよく使われています。

洋封筒

洋封筒とは、横長の封筒です。封筒の長辺が封入口となっています。

和封筒よりもカジュアルな印象ですが、最近では挨拶状の送付に洋封筒が使われることも多く、洋封筒で送ったからといって失礼にあたるわけではありません。

中でも、フタが三角形となる形状の洋封筒は、挨拶状の送付でよく活用されています。

挨拶状を入れた封筒の書き方

挨拶状を送る際、封筒の宛名や裏面などの書き方で迷ってしまうことも多いでしょう。最後に、封筒の書き方のマナーを解説します。

封筒の向き

和封筒で挨拶状を送る際には、封筒への宛名も縦書きにすることが一般的です。和封筒に宛名を横書きにする場合もゼロではありませんが、挨拶状を送る際には特に理由がない限り、縦書きをした方が良いでしょう。

洋封筒で挨拶状を送る場合、宛名は縦書きでも横書きでも構いません。ただし、封入する挨拶状がカード型の縦書きである場合には、封筒も縦書きでそろえた方が良いでしょう。また、目上の方へ出す場合や改まった内容の場合には、縦書きにすることが一般的です。

なお、洋封筒で挨拶状を送る際には、封筒のフタの向きに注意してください。

一般的に、縦書きで宛名を書いた場合、封筒表面から見て左側に封筒のフタがくるように記載します。裏面から見れば右側からフタを閉じることとなるため、これを「右封じ」と呼びます。

一方、弔事などの場合には反対に、封筒表面から見て右側に封筒のフタがくるように記載しましょう。これを、「左封じ」と呼びます。

あて名書きのルール

挨拶状を送る際、あて名書きを間違えると失礼にあたる場合があります。あて名書きをする際には、次の点に注意しましょう。

誤字脱字に注意する

あて名書きで誤字脱字をすることは、避けたいところです。送付先のリストを事前によくチェックして、誤りのないよう徹底しましょう。

特に、相手の社名や氏名などは絶対に間違えないでください。社名や氏名の間違いは、非常に失礼にあたります。

また、書き損じた場合に、修正テープなどで修正することは適切ではありません。面倒であっても、改めて新しい封筒に書き直すようにしましょう。

新しい情報が反映されているか確認する

送付先リストが古い場合などには、相手の情報が誤っている可能性があります。

たとえば、以前取締役であった方が代表取締役に就任したとの連絡を受けたにもかかわらず「取締役」と記載してしまったり、婚姻などで名字が変わったと聞いたにもかかわらず旧姓で送ってしまったりすることは避けたいところです。

また、事務所移転の連絡を受けたにもかかわらず旧所在地へ送ってしまえば、挨拶状が届かない可能性があります。

挨拶状を送る際には、案内を受けた情報が反映されているか、事前にリストをよく確認してください。

なお、いざ挨拶状を送ろうとした際に一からリストを見直していては、非常に大変です。日ごろからリストを整備しておき、変更の案内を受けた時点でその都度改定するなどしておくと良いでしょう。

敬称を正しく使用する

挨拶状のあて名には、敬称を正しく記載しましょう。

宛先に記載する敬称は、「様」「御中」「先生」の3パターンとなることが一般的です。それぞれの使い分けは、次のとおりです。

使い分け

・「様」：個人宛に挨拶状を送る場合に記載します。夫婦など連名宛で送る際には、「様」は1つにまとめるのではなく、必ずそれぞれの名前につけましょう。
・「御中」：法人宛や部署宛など、特定の者ではなく団体宛てに送る場合に記載します。
・「先生」：弁護士・税理士などの士業や、恩師宛に送る場合には「様」の代わりに「先生」を使用します。

たとえば、次のような記載は誤りですので注意しましょう。