挨拶状には、本文の書き方や封筒への入れ方などさまざまなマナーが存在します。せっかく挨拶状を送るのであれば、マナー違反をしてしまうことは避けたいことでしょう。
今回は、挨拶状の封筒への入れ方を、挨拶状の形態別に詳しく解説します。
挨拶状とは
挨拶状とは、相手へ自分や自社の近況を伝えたり相手の状況を伺ったりする書状全般を指します。たとえば、次のものがその代表例です。
- 状況の変化を伝える挨拶状（会社）：新規開業の挨拶状、支店開設の挨拶状、事務所移転の挨拶状、社長交代の挨拶状、役員改選の挨拶状など
- 状況の変化を伝える挨拶状（個人）：結婚の挨拶状、転居の挨拶状など
- 状況の変化を伝える挨拶状（会社の従業員）：転勤の挨拶状、退職の挨拶状、転職の挨拶状など
- お礼を伝える挨拶状：お中元やお歳暮のお礼状、お祝いの品へのお礼状など
- 季節の挨拶状：年賀状、暑中見舞い、寒中見舞いなど
最近ではEメールなど便利な通信手段が発達していることから、あえて書状で挨拶状を送る機会は減ってしまっているかもしれません。しかし、挨拶状は単に事実を伝えるのみならず、相手への敬意や相手を大切に想う気持ちまでをも伝える手段です。
また、ビジネスシーンにおいては、適切な時期に適切な挨拶状を送ることは、ビジネスマナーの一つであるとされています。そのため、重要な局面では、挨拶状を活用すると良いでしょう。
挨拶状を封筒に入れて送るべき場合
挨拶状をハガキのままで送ったからといって、マナー違反というわけではありません。実際に、ハガキのままで挨拶状を送る機会や受け取る機会も少なくないことでしょう。
ただし、次の場合には挨拶状を封筒に入れて送付することをおすすめします。
よりフォーマルな印象を与えたい場合
挨拶状をハガキのままではなく封筒に入れて送ることで、相手に対してより丁寧な印象を与えることが可能となります。そのため、よりフォーマルな印象を与えたい場合には、封筒に入れて送ることを検討すると良いでしょう。
たとえば、法人設立の挨拶状や社長交代の挨拶状、役員改選の挨拶状など、特に重要な局面で送る挨拶状は、封筒に入れて送ることをおすすめします。
返信用ハガキなどの同封物がある場合
周年記念パーティーの案内を兼ねて送る挨拶状や、結婚式の招待状などは、返信用のハガキや会場の案内図などの同封物があることが一般的です。
このように、同封物のある挨拶状はハガキのままでは送ることができないため、封筒に入れて送るべきでしょう。
単カード型挨拶状の封筒への入れ方
ここからは、挨拶状の形別に封筒への入れ方について解説していきましょう。はじめに、単カード型の挨拶状を封筒へ入れて送る場合の入れ方を解説します。
単カード型の挨拶状とは
単カード型の挨拶状とは、ハガキほどの大きさの厚紙に印刷をした挨拶状のことです。用紙は縦長の形状で使用することが一般的で、横長に使用するケースはほとんど見かけません。
挨拶状の本文は縦書きにすることが多いと言えますが、横書きをする場合も存在します。なお、縦書きの方が伝統的であるため、よりフォーマルな印象となります。
単カード型挨拶状の封筒への入れ方マナー
単カード型挨拶状などカード型の挨拶状は、洋封筒で送ることが一般的です。洋封筒とは、封筒の長辺に口のある封筒のことを指します。
カード型の挨拶状を和封筒（封筒の短辺に口のある封筒）で送っても誤りというわけではありませんが、やや取り出しにくくなってしまうため、おすすめできません。
封筒の宛名は縦書きをしても横書きをしても構いませんが、縦書きの方がよりフォーマルな印象となります。
ただし、封筒へ宛名を縦書きにする際には、封筒を使用する向きに注意が必要です。慶事など一般的な挨拶状の場合には、封筒の裏面から見て右側にフタが来る向きで封筒を使用してください。
右からフタを閉じるため、これを「右封じ」といいます。一方、弔事である場合には、これとは逆向きの「左封じ」としましょう。
はじめから郵便番号枠が印字された封筒を購入する際には、慶事用か弔事用かに注意をして購入されることをおすすめします。
宛名を縦書きにした封筒へ縦書きをした挨拶状を入れる際には、挨拶状本文と宛名の上下が逆さまにならないように封入することがポイントです。
また、挨拶状の裏表は、挨拶状の表面が封筒の表面（宛名を記載した面）を向くように封入することが従来からのマナーであるとされています。
ただし、封筒を開ける際には裏側から開けることが多いため、封筒を開けてすぐに挨拶状の文面が見えるよう、あえて挨拶状の表面が封筒の裏面を向くように入れるという考え方も有力です。
そのため、挨拶状の裏表についてはいずれであっても構いません。
2つ折りカード型挨拶状の封筒への入れ方
2つ折りカード型の挨拶状を封筒へ入れて送る場合の入れ方は、次のとおりです。
2つ折りカード型挨拶状とは
2つ折りカード型の挨拶状とは、単カード型の挨拶状を横に2つ並べた程度のサイズである挨拶状のことです。用紙の長辺の中央で2つに折った場合のサイズが、単カード型のものと同じくらいになります。
社長交代の挨拶状や役員交代の挨拶状、式典の案内など、単カード型の挨拶状では書ききれない情報量がある場合に、2つ折りカード型を選択することが多いでしょう。
2つ折りカードの挨拶状は、用紙を開いて横長にした状態で縦書きをすることが通常ですが、横書きで使用する場合もあります。たとえば、右半分に本文を記載し、左半分に式典の日時や会場の案内などを印刷する場合も少なくありません。
2つ折りカード型挨拶状の封筒への入れ方マナー
2つ折りカード型挨拶状は、単カード型のものと同じく、洋封筒で送ることが一般的です。封筒の宛名は縦書きをしても横書きをしても構いませんが、縦書きの方がよりフォーマルな印象となります。
ただし、宛名を縦書きにする際には単カード型の欄でも解説したように、封筒を使用する向き（慶事などでは右封じ、弔事では左封じ）に注意が必要です。
2つ折りカード型の挨拶状は、挨拶状の本文が内側に来るように折ることが通常です。
そのうえで封筒へ入れるのですが、その際には挨拶状の折り目が封筒の口側に来るように入れましょう。その方が、受け取った相手が挨拶状を取り出しやすいためです。
一方、式典の案内や結婚式の招待状など同封物がある場合には、これとは反対に挨拶状の折り目が封筒の底に来るように入れることが多いといえます。なぜなら、返信用ハガキや会場案内図などの同封物を2つ折り挨拶状にはさんで封入するため、封筒の底に折り目があったほうが相手にとってまとめて取り出しやすいからです。
また、単カード型の挨拶状の場合と同様に、挨拶状と宛名をいずれも縦書きにした場合には、挨拶状の本文と宛名が上下逆さまになってしまわないよう注意しましょう。
3つ折りカード型挨拶状の封筒への入れ方
3つ折りカード型の挨拶状を封筒へ入れて送る場合の入れ方は、次のとおりです。
3つ折りカード型挨拶状とは
3つ折りカード型の挨拶状とは、単カード型の挨拶状を横に3つ並べた程度のサイズである挨拶状のことです。3つに折った後のサイズが、単カード型と同じくらいになります。
3つ折りカード型の挨拶状は、株主総会の案内や複数人にわたる役員改選の挨拶状など、2つ折りカード型の挨拶状でも書ききれないほどの情報量がある場合に使用されることが多いでしょう。
3つ折りカードの挨拶状は用紙を開いて横長にした状態で縦書きをすることが一般的ですが、横書きで使用する場合もあります。
3つ折りカード型挨拶状の封筒への入れ方マナー
3つ折りカード型の挨拶状は、洋封筒で送ることが一般的です。封筒の宛名は縦書きをしても横書きをしても構いませんが、縦書きの方がよりフォーマルな印象となります。
ただし、宛名を縦書きにする際には、単カード型などの場合と同様に、封筒を使用する向き（慶事などでは右封じ、弔事では左封じ）に注意が必要です。
3つ折りカード型の挨拶状は、挨拶状の本文が内側に来るように折り曲げます。折る際には、まず用紙の左3分の1部分を右側へ向けて折り曲げます。そのうえで、用紙の右3分の1部分を左側に向けて折り曲げましょう。
封筒へ挨拶状を入れる際には、はじめに折ったほうの折り目が封筒の底に来るように入れることが一般的です。その方が、相手にとって取り出しやすいためです。
また、単カード型の挨拶状などの場合と同様に、挨拶状と宛名をいずれも縦書きにした場合には、挨拶状の本文と宛名が上下逆さまになってしまわないよう注意しましょう。
A4サイズなどの挨拶状の封筒への入れ方
挨拶状は、カード型ではなくA4サイズやA5サイズなど大きめの用紙で作成する場合もあります。この場合には、カード型のような厚紙ではなく、通常のコピー用紙程度かコピー用紙よりもやや厚い程度のものを使用することが多いでしょう。
A4サイズなど大きめのサイズで作成した挨拶状を封筒へ入れて送る場合の入れ方は、次のとおりです。
和封筒に入れて送る場合
和封筒とは、封筒の短辺に口がある形の封筒のことです。縦の長さが横の長さの2倍程度ある「長型封筒」と、それ以外の「角型封筒」が存在します。
長型封筒は普通郵便が84円切手で送れる小さめサイズのものがほとんどで、A4サイズなどがそのまま入る大きめのものは角型封筒であることが多いです。和封筒で挨拶状を送る際には、一般的に普通郵便が84円切手で送れる小さめサイズのものが用いられます。
A4サイズなど大きめのサイズで作成をした挨拶状を和封筒で送る場合には、用紙を三つ折りとすることが一般的です。
用紙を折る際には、用紙を縦長の形状に置き、下3分の1を上向きに折り上げます。その後、用紙の上3分の1部分を下へ折り下げて、完成です。なお、挨拶状の本文が内側に来るように折ります。
この状態の挨拶状を封筒へ入れる際には、折った状態の挨拶状をそのまま左へ90度回転させてください。そうすると、挨拶状の書き出しに当たる部分の用紙裏面が、右上に来ます。そのまま、裏返しにした和封筒に封入しましょう。
洋封筒に入れて送る場合
洋封筒とは、封筒の長辺に口がある形の封筒のことです。A4サイズなど大きめのサイズで作成をした挨拶状を和封筒で送る場合には、用紙を三つ折りとすることが一般的です。
用紙の折り方は、和封筒で送る場合と変わりありません。挨拶状の本文が内側に来るようにしたうえで、まず下3分の1を上向きに折り上げ、次に用紙の上3分の1部分を下へ折り下げて、完成です。
折った挨拶状を封筒へ入れる際には、表面を上に向けた状態の封筒に、折った挨拶状をそのまま封入します。つまり、折った挨拶状の本文書き出し部分が、封筒の表面から見た際に右下に来るように封入するということです。
まとめ
挨拶状には本文の書き方のほか、封筒の入れ方についてもさまざまなマナーが存在します。
そのため、日頃から挨拶状を送り慣れていない人が挨拶状を送る必要が生じた際には、マナー違反となってしまわないかどうか不安を感じることも少なくないことでしょう。
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