【2024】コロナ禍にビジネスで挨拶状を送る際のマナーは？文例を紹介

コロナ禍においては、ビジネスのあり方も大きく変容しました。取引先などと直接顔を合わせる機会が減ってしまったという方も、少なくないのではないでしょうか？

このような状況下であるからこそ、相手へ敬意を示すため、積極的に挨拶状を活用することをおすすめします。

では、新型コロナ禍においてビジネスシーンで送る挨拶状では、どのような表現を記載すれば良いのでしょうか？今回は、ビジネスシーンで送る挨拶状の基本構成を解説するとともに、コロナ禍で使える挨拶文の例を紹介します。

挨拶状とは

挨拶状とは、相手に対してこちらの近況やお礼を伝えたり、相手の状況をうかがったりする書状です。年賀状や暑中見舞いなど季節の挨拶をするもののほか、転勤のお知らせや社長交代のお知らせなど状況の変化を知らせるもの、お礼の気持ちを伝えるものなど、さまざまなものが存在します。

最近ではEメールやSNSなど手軽な連絡ツールが発達していることもあり、挨拶状を送る機会は減っているかもしれません。しかし、適切なタイミングで適切な内容の挨拶状を送ることは、今でもビジネスシーンにおいては重要なマナーの一つです。

あえて手間のかかる書状を送ることで、相手への経緯や相手を大切に想う気持ちなどが、より伝わりやすくなるでしょう。

ビジネスシーンで送る挨拶状の基本構成

挨拶状を送り慣れていない人にとっては、挨拶状を何となく難しいものであるかのように感じるかもしれません。しかし、基本の型さえ覚えてしまえば、さほど難しいものでもないでしょう。

ここでは次の例文（転勤の挨拶状）をもとに、さまざまなビジネスシーンに応用できる、挨拶状の基本構成を解説します。

謹啓　薫風の候　貴社ますます御清栄のこととお慶び申し上げます

このたび5月1日付で大阪支店勤務を命ぜられ　過日着任いたしました

名古屋支店在任中は公私にわたり 格別のご厚情に預かり厚く御礼申し上げます

新任地におきましても 微力ながら精進して参る所存でございますので

今後とも一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます

まずは略儀ながら書中にて御挨拶申し上げます　　謹　白

頭語

挨拶状を、いきなり本文から始めることは一般的ではありません。はじめに、「頭語」から書き始めることが基本のマナーです。

ビジネスシーンで用いられる主な頭語は、次のとおりです。

ビジネスシーンで送る一般的な挨拶状では、「拝啓」もしくは「謹啓」を用いれば問題ないでしょう。

時候の挨拶

頭語に続けて、時候の挨拶を記載します。時候の挨拶とは、挨拶状に季節感を添えるフレーズです。例文で記載した「薫風の候」がこれにあたります。

他に、「〇〇のみぎり」という表現もあり、こちらの方がやや柔らかい印象となるでしょう。また、「風薫る季節となりました」など口語調の時候の挨拶も存在しますが、ビジネスシーンではあまり見かけません。

時候の挨拶は、挨拶状を送る季節を表す表現を用います。季節ごとの主な表現は、次のとおりです。

なお、他に季節を問わずに使える「時下」という表現も存在します。この場合には、次の安否の挨拶とつなげて、「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などと記載します。

安否の挨拶

時候の挨拶の次に、安否の挨拶を記載します。この安否の挨拶は挨拶状の送り先が企業であるのか、一般個人であるのかによって異なり、それぞれ次のとおりです。

企業宛の場合には、事業の成長や発展を意味する「ご清栄」や「ご隆盛」、「御隆昌」、「御清栄」などを用います。一方、個人宛の場合には、健康を意味する「ご健勝」や幸せに過ごすことを意味する「ご清祥」などを用いることが多いでしょう。

また、相手が顧客や取引先などの場合には、これに続けて「平素は格別のご高配を賜り　厚く御礼申し上げます」など、日頃のお礼を記載する場合もあります。

ここまでの、頭語と時候の挨拶、安否の挨拶までを、「前文」といいます。

本題

前文の次に、本題に入ります。その挨拶状で伝えたいことを、簡潔に記載しましょう。

なお、挨拶状はさまざまな人が目にする可能性のあるものです。そのため、他者の目に触れては困るような個人的な内容や、愚痴などマイナスな内容については記載しないことが一般的です。

結びの挨拶

本題の後には、結びの挨拶を記載します。例では、「まずは略儀ながら書中にて御挨拶申し上げます」の部分です。

他に、たとえば次のような文言を記載することもあります。

結語

最後に、結語を記載します。使用できる結語は使用をした頭語によって異なりますので、基本の組み合わせを覚えておくと良いでしょう。主な組み合わせは、次のとおりです。

コロナ禍で送るビジネス挨拶状の文例

コロナ禍においてビジネスシーンで挨拶状を送る場合、困難な状況などを文章で共有したい場合もあるかもしれません。その場合には、上で紹介した構成のうち、「安否の挨拶」や「結びの挨拶」で表現すると良いでしょう。

ここでは、ビジネスシーンで使える新型コロナウイルスに配慮した「安否の挨拶」と「結びの挨拶」をそれぞれ紹介します。

コロナ禍ならではの安否の挨拶の文例

コロナ禍ならではの安否の挨拶の例文は次のとおりです。

コロナ禍ならではの結びの挨拶の文例

コロナ禍ならではの結びの挨拶の例文は、次のとおりです。

ビジネスシーンで挨拶状を送る場合の注意点

ビジネスシーンで挨拶状を送る際には、思わぬマナー違反をしてしまわないように注意をしなければなりません。主な注意点は次のとおりです。

適切な時期に送付する

挨拶状は、その挨拶状の趣旨を踏まえ、適切な時期に送ることが何より重要です。

たとえば、社長が交代した旨を知らせる挨拶状は新社長の就任後1週間以内に送付するべきとされています。大切な取引先への通知が遅れ、別のルートから社長交代の事実を耳にした場合などには、今後の取引にも影響が出てしまうかもしれません。

また、事務所移転の挨拶状は、遅くとも移転の2週間前までに送るべきとされています。通知が遅れてしまうと、移転を知らないまま以前の事務所を訪れてしまったり、以前の事務所宛に郵便物を送ったりして、トラブルとなる可能性があるでしょう。

そのため、挨拶状を送る際にはあらかじめ送るべきタイミングを調べ、適切な時期に送る事ができるよう準備を進めることが重要です。

挨拶状を「横書き」する場合の書き方は？押さえるべき注意点

縦書きの方が格式高いことを知っておく

本来、挨拶状は縦書きで作成すべきとされていました。しかし、最近では比較的カジュアルなシーンで送る挨拶状を中心に、横書きとすることも増えています。

パソコンやスマートフォンの閲覧に慣れている人にとっては、横書きの方が読みやすいと感じるかもしれません。

しかし、縦書きの挨拶状の方が格式高いという点は、現在でも同様です。このことを踏まえ、縦書きとするか横書きとするかを検討すると良いでしょう。

• 挨拶状を「横書き」する場合の書き方は？押さえるべき注意点

誤字脱字に注意する

挨拶状を作成する際には、誤字脱字に注意してください。特に、相手の氏名や会社名、役職などの誤りは、大変失礼にあたりますので、特に注意が必要です。

仮に誤字脱字を見つけたら、新たな用紙で作成し直すようにしましょう。修正テープや二重線などで訂正した状態で挨拶状を送ることは、マナー違反です。

適切な敬称を使用する

挨拶状を送る際には、適切な敬称を使用しましょう。挨拶状で使用する主な敬称は、次のとおりです。

わかりやすく簡潔に記載する

挨拶状では、本文をわかりやすく簡潔に記載するようにしましょう。あまり長々と書いてしまうと、何を伝えたいのかわからなくなってしまいます。

また、挨拶状は通常、1つの要件について1通作成するものです。「ついでに」などと考え、多くの事項を1通の挨拶状に詰め込んでしまわないよう注意しましょう。

他者の目に触れる可能性を踏まえて記載する

挨拶状は、他者の目に触れる可能性を踏まえて作成しましょう。

そのため、たとえ親しい相手に送る場合であっても相手のプライベートに過度に踏み込んだ内容や、愚痴や悪口など受け手に取ってあまりよい気分とはならない内容を書くことは適切ではありません。

たとえば、退職の挨拶状において、仮に事実であるとしても、会社の悪口を書くようなことはマナー違反です。また、悪口を書いた挨拶状を取引先などに広く送付してしまうと、退職をした会社との間でトラブルとなる可能性もあるでしょう。

まとめ

コロナ禍で直接会う機会が減っている昨今、ビジネスシーンでも上手に挨拶状を活用し、相手への敬意を伝えると良いでしょう。新型コロナ禍で活用できるフレーズも紹介しましたので、ぜひ参考としてください。

しかし、挨拶状を送り慣れていない方にとっては、一から文章を組み立てることに難しさを感じるかもしれません。そのような際には、テンプレートの活用がおすすめです。

当サイト「挨拶状印刷.jp」では、さまざまなシーンに合わせた挨拶状のテンプレートを、数多くご用意しております。文章の変更も可能ですので、マナーに沿ったビジネス挨拶状を簡単に作成いただくことが可能です。 コロナ禍においてビジネスシーンで送る挨拶状でお困りの際には、ぜひ挨拶状印刷.jpをご利用ください。