執行役員が新たに就任した場合や、執行役員に変更があった場合には、取引先に対してそのことを知らせる挨拶状を送ると良いでしょう。このケースでは、会社から送る場合と、執行役員に就任した人から送る場合の2つが考えられます。
では、執行役員に就任したことを知らせる挨拶状は、どのような内容とすれば良いのでしょうか？今回は、執行役員就任の挨拶状についてくわしく解説します。
執行役員変更の挨拶状とは
執行役員変更の挨拶状とは、執行役員に変更があったことを取引先などに対して知らせる書状です。
執行役員は会社法上の役職ではなく、会社の謄本（全部事項証明書）などに掲載されるものではありません。しかし、執行役員は会社から事業の運営を任されている点で「従業員側のトップ」ともいえます。また、支店長や本部長などの役職と兼務していることも多く、取締役に次ぐ重要な役職であるといえるでしょう。
そのため、執行役員の変更は取引先にとって大きく影響する場合もあることから、変更があった際には、取引先へ挨拶状などで知らせることが望ましいといえます。
執行役員変更の挨拶状は必須？
執行役員に異動が生じた場合、挨拶状の送付は必須なのでしょうか？
結論をお伝えすると、会社法上の役員変更や社長の変更とは異なり、挨拶状の送付が必須であるとまではいえません。
ただし、先ほど解説したように、執行役員も非常に重要なポジションです。そのため、大口の顧客や金融機関など重要な取引先には、挨拶状を送って知らせた方が良いでしょう。
また、その執行役員が業務上直接かかわりを持つこととなる取引先に対しても、挨拶状を送って知らせておくことが望ましいといえます。
執行役員の挨拶状の基本
執行役員の変更を知らせる挨拶状は、いつ、誰に対して送れば良いのでしょうか？基本的な考え方は次のとおりです。
いつ送る？
執行役員が異動した旨の挨拶状は、役員変更の挨拶状にならって、就任からおおむね1週間以内に送ることが望ましいでしょう。
執行役員は、取締役会などで選任されることが一般的です。そのため、たとえ内々には選任されることがほとんど決まっていたとしても、選任を決議する取締役会より前に送ることは、避けた方が良いでしょう。
また、選任からあまり遅れてしまえば時機を逸してしまいかねません。選任からかなりの時間が経って送った場合には、取引先などから不審に思われてしまう可能性もあります。
誰に送る？
執行役員に変更があった旨の挨拶状を送る範囲に、明確な決まりがあるわけではありません。ただし、目安としては、次の相手などに送ると良いでしょう。
- 大口顧客など重要な取引先
- 取引のある金融機関
- 就任した執行役員が直接かかわることとなる取引先
執行役員変更の挨拶状の基本構成
挨拶状を送り慣れていないと、挨拶状の作成を難しく感じるかもしれません。しかし、挨拶状には、基本の構成が存在します。この構成さえ押さえてしまえば、さほど難しいものではありません。
執行役員の変更を知らせる挨拶状の基本構成は、次のとおりです。なお、後ほど紹介する挨拶状の文例と照らし合わせながらご確認いただくと、よりイメージが湧きやすいでしょう。
・頭語
・時候の挨拶
・安否の挨拶
・執行役員が変わった旨
・今後の簡単な抱負
・書中での挨拶を詫びる挨拶
・結語
頭語
挨拶状は、頭語から書き始めることが基本です。頭語とは、挨拶状でいう「こんにちは」にあたるものであり、頭語を書くことなく本題に入ってしまうと、不躾な印象を与えてしまうでしょう。
頭語にはさまざまなものがありますが、執行役員の変更を知らせる挨拶状で使用する頭語は、次の2つが一般的です。
- 拝啓：もっとも基本的な頭語
- 謹啓：より、かしこまった場で使用する頭語
いずれであっても構いませんが、「謹啓」のほうがやや引き締まった印象となるでしょう。
時候の挨拶
頭語に続けて、時候の挨拶を記載します。時候の挨拶とは、その季節を表す言葉を記載することで、挨拶状に季節感を添える表現です。
時候の挨拶には「陽春の候」など「漢語調」のものと、「桜の花のたよりが聞かれるころとなりました」など「口語調」の表現が存在します。ただし、執行役員変更の挨拶状などビジネスシーンで送る挨拶状では「漢語調」とすることが一般的でしょう。
なお、季節と問わずに使用できる「時下」という表現もあります。この場合には、次の安否の挨拶を続けて、「時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」などと記載します。
安否の挨拶
時候の挨拶の次に、安否の挨拶を記載します。適切な安否の挨拶は、挨拶状が個人宛か法人などの事業者宛かで次のとおり異なります。
- 個人宛の場合：「皆様ますますご健勝にお過ごしのこととお慶び申し上げます」、「〇〇様におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます」など
- 法人宛の場合：「貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます」、「貴社ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます」など
個人宛の場合には、健康を意味する「ご健勝」や、幸せに暮らすことを意味する「ご清祥」を使用します。一方、法人の場合には、事業の発展や成功を意味する「ご清栄」や「ご盛栄」「ご隆昌」「ご隆盛」などを使用することが多いでしょう。
また、これらに続けて、日頃お世話になっていることへのお礼を伝える「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」などのフレーズを入れてから本題に入ることも少なくありません。
執行役員が変わった旨
本題では、執行役員に変動があった旨を、簡潔に記載しましょう。執行役員の就任を会社から伝える場合には、次のような表現となります。
- 「この度弊社取締役会におきまして 〇〇〇〇が執行役員に選任され就任いたしました」
- 「去る〇月〇日開催の弊社取締役会におきまして、執行役員が左記のとおり選任され就任いたしました」
複数人の執行役員に変更があった場合や、役員変更などと併せてお知らせをする場合には、役員名や執行役員名を羅列する形で新体制を知らせる形を取る場合もあります。
一方、就任した執行役員自らの名前で挨拶状を送る場合には、次のような表現となります。
- 「この度令和〇年〇月〇日付をもちまして 〇〇株式会社 執行役員に就任いたしました」
- 「去る〇月〇日開催の取締役会におきまして、〇〇株式会社の執行役員に選任され就任致しました」
今後の簡単な抱負
執行役員が変わった事実の報告に続けて、今後へ向けた簡単な抱負を記載することが一般的です。たとえば、次の表現などです。
社長などが差出人となる場合には、「新体制のもと 社員一丸となって社業発展に尽くしてまいりますので 今後ともより一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます」など、会社全体の抱負を記載することが通常です。
一方、就任する執行役員が差出人となる場合には、「微力ではございますが精一杯努力してまいりますので何卒倍旧のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます」など、自分の能力を謙遜しつつも社業発展に寄与していきたいとの内容にすることが多いでしょう。
書中での挨拶を詫びる挨拶
本文の最後に、書中での挨拶を詫びる文言を入れることが一般的です。たとえば、「まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます」などの表現がこれに該当します。
これは、「本来であれば直接ご挨拶にお伺いするべきところ、挨拶状でのお知らせで申し訳ありません」との意味合いを込めたものです。
結語
挨拶状の最後は、結語で締めます。結語とは、挨拶状での「さようなら」に相当するものであり、頭語とセットで使用するものです。
使用できる結語は使用した頭語によって決まっており、それぞれ次のとおりです。
- 頭語が「拝啓」である場合：「敬具」、「敬白」など
- 頭語が「謹啓」である場合：「謹言」、「謹白」など
この組み合わせを誤ると、ちぐはぐな印象を与えてしまうため注意してください。
なお、頭語が「拝啓」であっても「謹啓」であっても、送り手が女性である場合には「かしこ」という結語も使用できると書かれていることも多いでしょう。ただし、これはあくまでもプライベートで挨拶状を送る場合であり、執行役員の変更を知らせる挨拶状で「かしこ」を使用することはほとんどありません。
執行役員変更の挨拶状の文例
執行役員変更の挨拶状は、どのような内容とすれば良いのでしょうか？ここでは、執行役員の変更を知らせる挨拶状の文例を、ケースごとに3つ紹介します。
執行役員が複数いる場合の挨拶状文例
執行役員や役員が複数いる場合には、複数人の変更事項をまとめて知らせる場合があります。この場合には、会社の代表者である社長名義で挨拶状を出すことが一般的でしょう。このケースでの例文は、次のとおりです。
謹啓 陽春の候 貴社ますます御清栄のこととお慶び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます さて 去る4月1日開催の弊社第〇回定時株主総会ならびに取締役会におきまして役員および執行役員が左記の通り選任され就任いたしました つきましては新体制のもと 社員一丸となって社業発展に尽くしてまいりますので 今後ともより一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます 謹 白 令和5年4月 株式会社挨拶 代表取締役社長 挨拶太郎 記 代表取締役 挨拶太郎 取締役副社長 山田次郎 取 締 役 挨拶花子 取 締 役 佐藤良夫（新任） 監 査 役 鈴木和子 執 行 役 員 吉田春男 執 行 役 員 印刷一郎（新任） ・ ・ ・
この形態の場合には、新たに就任した人のみを記載するのではなく、変更後の役員を羅列する形とすることが多いでしょう。なお、執行役員についてまでは記載せず、役員までを記す場合も少なくありません。
執行役員が少ない場合の挨拶状文例
執行役員や役員の数が多くない場合には、今回新たに就任した者についてのみを知らせる内容とすることもあります。執行役員2名の就任を会社の代表者である社長名義で知らせる場合の挨拶状の例文は次のとおりです。
謹啓 盛夏の候 貴社ますます御清栄のこととお慶び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます さて この度弊社取締役会におきまして 印刷一郎（前 〇〇）および 吉田春男（前 〇〇）が弊社執行役員に選任され就任いたしました つきましては新体制のもと 社員一丸となって社業発展に尽くして参りますので 今後ともより一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます 謹 白 令和5年7月 株式会社挨拶 代表取締役社長 挨拶太郎
新たに就任した執行役員を紹介するとともに、今後も社業発展に尽くしていくとの抱負を記載する内容としています。
自身が執行役員に選任されたことを知らせる挨拶状文例
新たに執行役員となった人が、自分が執行役員に就任したことを知らせる内容の挨拶状を送る場合もあります。この場合の文例は、次のとおりです。
謹啓 菊花の候 貴社ますます御隆昌のこととお慶び申し上げます さて 私儀 この度令和5年10月1日付をもちまして 株式会社挨拶 執行役員に就任いたしました 微力ではございますが精一杯努力してまいりますので 何卒倍旧のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもって就任の御挨拶を申し上げます 謹 白 令和5年10月 株式会社挨拶 執行役員 印刷一郎
この場合には、自身が執行役員となったことを知らせるとともに、自身の今後の抱負を述べる内容とすると良いでしょう。
執行役員変更の挨拶状を送る際の注意点
執行役員変更の挨拶状を送る際には、次の点に注意しましょう。
・適切なタイミングで送付する
・宛名の誤りに注意する
・送付先が漏れないように注意する
適切なタイミングで送付する
挨拶状でもっとも重要なのは、送付のタイミングであるといっても過言ではありません。
先ほども解説したように、執行役員変更の挨拶状は、就任から1週間以内に送ることが基本です。重要な取引先への適切な送付時期から大きく遅れ、他の方面から変更事項を漏れ聞くような事態となれば、関係が悪化してしまう可能性もあるでしょう。
そのため、執行役員の変更などをする際には、就任後すぐに発送できるよう、挨拶状をあらかじめ準備しておくことをおすすめします。ただし、その場合であっても、誤って就任日より前に送ってしまうことのないよう注意をしなければなりません。
宛名の誤りに注意する
執行役員変更の場合に限ったことではありませんが、挨拶状を送る際には、宛名の誤りによく注意しましょう。特に、相手の氏名や社名の誤りは、大変な失礼に当たります。
また、たとえば相手先の社長が交代したとの通知を受けていたにもかかわらず以前の社長名を記して送ってしまうことなども、絶対に避けたい事態でしょう。
他にも、相手の本店所在地などの変更が送付先リストに反映されていなければ、古い住所宛に送ってしまい、せっかくの挨拶状が届かない可能性もあります。そのため、挨拶状の送付に備え、送付先リストは誤りのないよう確認のうえ整備を行い、変更の連絡があったらすぐに反映させる仕組みを整えておくと良いでしょう。
送付先が漏れないように注意する
挨拶状を送る際には、送付先の漏れがないよう注意しなければなりません。そのため、特に重要な局面においては、特に注意をして送付先リストを確認するべきでしょう。
挨拶状の送付機会の多い企業の場合には、ケースごとにアウトプットができるようにリストを作成しておくとスムーズです。
まとめ
執行役員に変更があった場合には、取引先などに挨拶状を送ると良いでしょう。挨拶状を活用する機会が減っている昨今、あえて挨拶状を送ることで、相手への敬意が伝わりやすくなります。
しかし、執行役員や役員変更の挨拶状は、就任後1週間以内に送ることが基本であるとされています。この期間は非常に短く、就任後に準備を始めては間に合わないことが多いでしょう。そのため、就任前から、可能な限り準備を進めておくことをおすすめします。
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