【2024】退職の挨拶状への返事の文例の書き方は？パターン別に紹介

お世話になった相手から退職の挨拶状を受け取った場合、返事は必要なのでしょうか？また、その返事はどのように記載すれば良いのでしょうか？

今回は、退職の挨拶状への返事の文例をパターン別に紹介します。返事を送る際の参考にしてみてください。

退職の挨拶状とは

退職の挨拶状とは、退職をする人がお世話になった相手に対して送る書状です。退職の挨拶状を送る相手に特に決まりはありませんが、社内や社外のお世話になった人に対して送ることが多いです。

退職についての事実を伝える他、これまでお世話になったことへのお礼や今後の方向性などについて記載することが一般的です。

最近は通信手段が多く存在するため、書状での形式ではなく、Eメールなどで退職の挨拶をするケースも少なくありません。しかし、あえて書状で挨拶状を送ることで相手への敬意を示すことにもつながり、想いも届きやすくなります。

そのため、今後も特にお付き合いを継続したい相手や特に感謝の想いを伝えたい相手に対しては、書状で挨拶状を送ることを選択するケースが多いです。

退職の挨拶状に返事は必要？

退職の挨拶状に対して、返事を出すことが必須というわけではありません。しかし、先ほど解説したように、退職の挨拶や退職の連絡はEメールなどで行うことも増えています。

そのような中、あえて手間をかけて書状で挨拶状を送ってくれたということは、相手にとってあなたは今後もお付き合いを続けたい大切な存在であるということでしょう。

そのため、会社や部署全体宛などではなく、個人宛に退職の挨拶状を受け取ったのであれば、早期に挨拶状への返事を送った方が良いといえます。

退職の挨拶状への返事の基本的なマナー

退職の挨拶状へ返事を送る際の基本的なマナーは、次のとおりです。これらの点を踏まえて、退職の挨拶状への返事を作成するようにしましょう。

挨拶状をもらったことへのお礼を記載する

退職の挨拶状への返事にはまず、挨拶状を送ってもらったことへのお礼を記載しましょう。

たとえば、「この度はご丁重なるご挨拶を頂戴しまして　誠に有り難うございます」「このたびはご多用中にも関わらずご丁重なるご挨拶を頂戴しましてありがとうございました」などです。

お世話になった感謝の想いを記載する

退職の挨拶状への返事には、これまでお世話になったことへの感謝の想いを記載しましょう。

たとえば、「〇〇様には長年に渡り公私ともに大変お世話になりましたこと　改めて御礼申し上げます」などです。

併せて、「今後ともご指導ご鞭撻の程よろしくお願い申し上げます」「またお仕事でご一緒させて頂ける機会を頂けましたら大変光栄に存じます」など、今後も変わらぬお付き合いを望む旨も記載すると良いでしょう。

詮索するような内容は避ける

退職の挨拶状に、あえて相手が転職先や今後などについて記載をしていない場合には、その点を詮索するような内容を書くことは避けた方が良いでしょう。特に理由なく記載していないケースもあるかと思いますが、他言したくない何らかの事情がある可能性もあるためです。

独立する場合、依頼したい仕事があるなど今後について知りたい事情がある場合には、親しい相手であれば今後も顔を合わせる機会もあることでしょう。その際に相手の状況を見ながら直接聞いた方が無難でしょう。

あまり個人的な内容は記載しない

退職の挨拶状への返事には、あまり個人的なことは書かない方が良いでしょう。退職の挨拶状への返事はあくまでも挨拶状へのお礼やこれまでお世話になったお礼、相手への労いなどを伝えるものであり、個人的な愚痴などを告げる場ではないためです。

また、相手が挨拶状を送ってくれたタイミングによっては、すでに退職済みや有給休暇の消化中であることから、挨拶状への返事はいったん会社がとりまとめた後で本人へ回送される可能性もあり、挨拶状へのお礼が他者の目に触れる可能性もあります。

そのため、個人的な話がしたいのであれば、別途個人的に会う機会などを設けて伝えると良いでしょう。

退職の挨拶状への返事文例

退職の挨拶状への返事といっても、何をどのように書けばよいのか迷ってしまう場合も少なくないことでしょう。ここでは、退職の挨拶状への返事の文例をシーン別に4種類紹介します。

文例1：一般的な場合（社内の方）

社内の上司や先輩が退職する場合の文例は、次のとおりです。

拝復　陽春の候　挨拶課長におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます
ご多用のところ退職のご挨拶をいただき誠にありがとうございます

挨拶課長が退職されることは伺っておりましたが　いざこの日を迎えると寂しさがこみ上げてまいります
挨拶課長には入社以来大変多くの事を教えて頂いたうえ公私共に何かと気にかけてくださり感謝に堪えない気持ちでございます　誠に有難うございました
これまで教えて頂いたお気持ちを胸に　業務に邁進して参る所存です
末筆ながら今後の挨拶課長のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます　敬具

令和4年4月吉日
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　営業部　印刷太郎

文例2：一般的な場合（社外の方）

社外の方から退職の挨拶状を受け取った場合の一般的な返事の文例は、次のとおりです。

拝復　初夏の候　山田様におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます
このたびはご丁重なるご挨拶を頂戴しまして誠に有り難うございました
ご退職なさることをはじめてお伺いし　大変驚いている次第です
ご一緒にお仕事ができなくなるのは誠に残念ではございますが　ご縁があってこれまで山田様と業務をご一緒することができましたのは　私にとって何よりの宝物でございます
今後ともご指導ご鞭撻の程よろしくお願い申し上げます
末筆ながら　山田様の今後の益々のご活躍とご多幸を心よりお祈り申し上げます　　 敬具

令和4年6月吉日
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社挨拶　営業部　印刷太郎

文例3：転職の場合

社外の方が退職の挨拶状で転職する旨を明記されていた場合の返事の文例は、次のとおりです。

拝復　初秋のみぎり　鈴木様におかれましてはご健勝のこととお喜び申し上げます
このたびはご丁寧なご挨拶状を頂戴し誠に有難うございました
大変驚くとともに貴社訪問時にもうお会いできなくなるかと思うと寂しくも感じております
鈴木様には仕事への向き合い方や人との接し方など沢山のことを教えて頂きました
他社の人間である私にまで御厚誼を賜りましたこと　いくら感謝してもしきれない程でございます
またお仕事でご一緒させて頂ける機会や街中でお会いすることがありましたら　その節はお気軽にお声がけいただけますと大変嬉しく存じます
末筆ではございますが　新任地におかれましてもますますお元気でご活躍されますよう　心よりお祈り申し上げます　　敬具

令和4年9月吉日
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社挨拶　営業部　印刷花子

文例4：定年退職の場合

社外の方が定年により退職される場合の返事の文例は、次のとおりです。

拝復　初冬の候　伊藤様におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます
この度は定年をお迎えとの丁重な挨拶状をいただきまして誠に恐れ入ります
長年のご勤務　誠にお疲れ様でございました
伊藤様には20年もの長きにわたり公私ともに大変お世話になり　数え切れないほど多くのことを教えて頂きました
私が今こうしてあるのも伊藤様のご指導の賜物と心より感謝しております　
末筆ではございますが　今後はこれまでにも増して充実した人生を送られますようお祈り申し上げます　敬具

令和4年12月吉日
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社挨拶　営業部　印刷太郎

挨拶状に共通するマナー

退職の挨拶状への返事のみならず、挨拶状には共通する基本のマナーが存在します。せっかく送る挨拶状で失礼をしてしまうことのないように、ぜひ基本のマナーは押さえておくと良いでしょう。

挨拶状における主なマナーは、次のとおりです。

適切な時期に送付する

挨拶状でもっとも重要なのは、適切な時期に送付することです。時期を逸してしまえば、挨拶状に込めた想いも半減してしまいかねません。

特に、退職の挨拶状への返事であれば、退職の挨拶状を受け取ったらできるだけすぐに出すようにしてください。なぜなら、あまり返事が遅くなってしまうと相手が既に退職してしまったり有給休暇の消化期間に入ってしまったりして、連絡が取れなくなってしまう可能性があるためです。

場合によっては、退職の挨拶状に相手が自宅の住所などを記載してくれる場合もあります。その場合には、相手の退職日を確認のうえ、退職をする勤務先ではなくご自宅宛に返事を送ることも検討してください。

頭語と結語を記載する

挨拶状はいきなり本文から書き始めるのではなく、はじめに頭語を記し、結語で締めることが基本とされています。頭語と結語の書き方について解説していきましょう。

頭語

頭語とは、文章のはじめに記載をする「拝啓」や「謹啓」などの文言です。相手から頂いた挨拶状への返事であれば、頭語は上の文例でも使用した「拝復」を選択すると良いでしょう。

なお、頭語には「前略」も存在しますが、これは挨拶状では原則として使用しません。なぜなら、「前略」は次で解説をする時候の挨拶を省略する際に使用する頭語であり、挨拶状で時候の挨拶を省略することは通常は望ましくないとされるためです。

結語

結語とは、文章の最後に記載をする「敬具」や「謹白」などの文言です。使うことのできる結語は、使用した頭語によって自ずと決まりますので、基本の組み合わせを覚えておくと良いでしょう。

頭語に「拝復」を使用した場合の結語は、上の文例でも使用した「敬具」などです。

時候の挨拶を記載する

時候の挨拶とは、その季節に応じた言葉で相手の健康や幸せ、成功などを願う文言です。

先ほど紹介した文例のように、挨拶状はまず頭語から書き始め、その後時候の挨拶を記載してから本題に入ることが通例とされています。一般的な時候の挨拶は、次のような形式です。

「陽春の候　〇〇様におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます」

まず、「陽春」とある箇所には、挨拶状を送る季節に合った文言が入ります。季節ごとに使うことのできる主な文言は、次のとおりです。

• 1月：初春
• 2月：立春
• 3月：春暖
• 4月：陽春
• 5月：薫風
• 6月：梅雨
• 7月：盛夏
• 8月：残暑
• 9月：初秋
• 10月：仲秋
• 11月：晩秋
• 12月：初冬

それに続く「～の候」は、「～のみぎり」といずれでも構いません。ただし、「みぎり」の方がやや柔らかい印象となります。

「〇〇様」とある箇所には、退職の挨拶状への返事など個別に送る挨拶状であれば、相手のお名前を記載すると良いでしょう。

一方、複数人に送る印刷状をまとめて印刷する場合などには「皆様」などと記載します。送付先が企業である場合には、「貴社」などと記載してください。

続けて、「ますますご健勝のこととお慶び申し上げます」など、相手の健康や幸せを願う文言を記載します。挨拶状を送る相手が個人である場合には、健康を願うこの「ご健勝」のほか、幸せに暮らしていることを願う「ご清祥」を使うこともできます。

一方、送付先が企業などである場合には、「ご健勝」などではなく、企業の発展や成功を祈る文言を記載することが一般的です。よく使われる文言として、「ご隆盛」や「ご隆昌」、「ご清栄」などがあります。

なお、「お慶び申し上げます」の「慶」の字は、「喜」といずれでも構いません。

句読点を使用しない

挨拶状では、句読点を使用しないことが基本のマナーです。その理由は、句読点が文章を区切る役割を持つものであることから、「縁を切る」という意味を連想させてしまうためであるといわれています。

また、句読点は挨拶状に比べて歴史が浅く、当初は子どもが文章を読みやすいように使用され始めたものであることから、句読点を使うことで相手を子ども扱いしていると捉える場合もあるようです。

ただし、最近では読みやすさを重視して、特に横書きの挨拶状を中心に、句読点を使用した挨拶状もさほど珍しくなくなっています。また、挨拶状で句読点が使用されていても、さほど気にしないという方も少なくありません。

退職の挨拶状への返事であれば、相手が挨拶状で句読点を使っていなければこちらも使わないなど、相手に合わせて検討すると良いでしょう。

誤字や脱字に注意する

挨拶状を送る際には、誤字や脱字がないように充分注意しましょう。中でも、相手の氏名や社名などの誤りは大変失礼にあたりますので、特に注意してください。

退職の挨拶状への返事であれば、相手が送ってくれた挨拶状の差出欄名を確認しながら記載をすると、間違いづらくなります。

また、挨拶状を書いた後で誤字脱字を見つけてしまった場合に、修正液や修正テープ、二重線などで訂正することはマナー違反です。面倒であっても、必ず新たな用紙で改めて書き直すようにしましょう。

まとめ

退職の挨拶状を受け取ったら、可能な限り返事を出した方が良いでしょう。きちんと返事を出すことで相手を大切に想っている気持ちが伝わり、今後も継続的にお付き合いができる可能性が高くなるといえます。

挨拶状は、お互いを大切に想う気持ちの表れです。Eメールlなど便利な通信手段が溢れている昨今だからこそ、ぜひ重要な場面では挨拶状を活用することをおすすめします。

しかし、普段から挨拶状に慣れ親しんでいない方にとっては、いざ挨拶状を送ろうにも何をどのように書けば良いのか悩んでしまうことが少なくないでしょう。そのような際には、ぜひ当サイト「挨拶状印刷.jp」のご利用をご検討ください。

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また、ご希望の際には宛名印刷や発送まで代行することができます。挨拶状でお困りの際には、ぜひ「挨拶状印刷.jp」をご利用ください。